日本公证认证的法律基础:
1、维也纳领事认证公约
2、《关于取消要求外国公文书认证的公约》(Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents,简称1961年《海牙取消认证公约》)。
3、2006年4月27日「关于外商投资的公司审批登记管理法律适用若干问题的执行意见」「工商外企200681号文」
4、根据最新外资代表处管理条例,凡是在中国设立代表处的外国公司,需要先办妥公证认证手续,方可手续。同样适用于变更,年检和延期。
随着日本公司被越来越多的使用,日本公司文件也越来越多的出现在国内的各个政府部门,比如以日本公司在国内设立外资公司(代表处,外商独资,中外合资),日本公司在国内法院打官司,在商标局申请商标专利,在房屋管理局办理房屋买卖等等,都需要用到日本公司文件。但是日本文件是日本出具的,国内政府部门不能确定其合法真实性,所以应提交经所在国家公证机关公证并经我国驻该国使(领)馆认证的主体资格证明。
认证是指一国的外交、领事及其授权机构在涉外文书上确认公证机关、认证机关的最后一个签字或者印章属实的行为。
办理认证的目的是使一国出具的公证文书能为另一国有关当局所承认,不致因怀疑文件上的签名或印章是否属实而影响文书的法律效力,即通常说的使文书发生域外效力。大使馆依据《维也纳领事关系公约》等有关规定,接受领事辖区(领区)内的认证申请。
日本公证认证的基本程序:
对于私文书,即个人或者公司作成的文书,:
第一步,将需要公证认证的文件送国际公证律师事务所(Notary Public)公证;
第二步,将经过公证律师公证的文件送法务局长的公印证明;
第三步,送日本外务省认证。
第四步,将办好公证、认证的文件送中国驻日本大使馆申办认证。
对于公文书,即在法务局市区政府等日本的官公署发行的文书,登记事项证明书(登记薄副本)户口副本等在于公文时:
第一步,从法务局、市区政府等部门取得;
第二步,送日本外务省认证。
第三步,送中国驻日本大使馆认证。
办理时间在3周左右。