日本代表处公证认证的法律基础：
1、维也纳领事认证公约
2、《关于取消要求外国公文书认证的公约》（Convention Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents，简称1961年《海牙取消认证公约》）。
3、2006年4月27日「关于外商投资的公司审批登记管理法律适用若干问题的执行意见」「工商外企200681号文」
4、根据最新外资代表处管理条例，凡是在中国设立代表处的外国公司，需要先办妥公证认证手续，方可手续。同样适用于变更，年检和延期。
2011年之前，对于代表处登记注册要求办理公证认证的要求还不是很严格，自从2011年3月开始实行的最新外资代表机构管理规定，在设立及变更时都需要提供公证认证，而且注册设立时提供的文件更多。
日本代表处公证认证的基本程序：
对于公文书，即在法务局市区政府等日本的官公署发行的文书，登记事项证明书(登记薄副本)户口副本等在于公文时：
第一步，从法务局、市区政府等部门取得；
第二步，送日本外务省认证。
第三步，送中国驻日本大使馆认证。
年检及延期时需要提供存续证明和银行资信证明。
